Составление письменных документов правила и их заполнения. Основные этапы документооборота

Классификация документов.

Бухгалтерские документы и их назначение

Все хозяйственные операции, которые осуществляются на предприятии, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичной учетной информацией, на основании которой ведется бухгалтерский учет.

Документ – это материальный носитель информации. Современные носители могут быть бумажными или электронными (машинными).

Документы играют важную роль в деятельности организаций:

1. Документы являются основанием для решения споров между организациями и лицами и могут выступать доказательством в суде.

2. Документы обеспечивают сплошное и непрерывное наблюдение за фактами хозяйственной жизни.

3. Документы служат единственным основанием для записей в учетные регистры (отражения на счетах бухгалтерского учета).

4. Только на основании документов можно получить необходимые сведения о характере и содержании совершенных хозяйственных операций и их результатах.

Основные формы первичной учетной документации утверждаются Государственным комитетом РФ по статистике. Они изготавливаются типографским способом или вводятся в компьютерные программы. Формы документов различны и зависят от совершаемых хозяйственных операций.

Все документы, оформляемые предприятием, могут быть классифицированы по признакам.

1. По назначению :

Распорядительные – содержат распоряжение на совершение хозяйственной операции, но не удостоверяют ее совершение (приказы, доверенности, чек на получение денег с расчетного счета, платежное поручение банку и т.д.);

Оправдательные – служат оправданием совершенных бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств (акт приема-передачи основных средств, отчеты материально-ответственных лиц, приходные и расходные кассовые ордера и т д.);

Документы бухгалтерского оформления – необходимы для отражения данных на счетах бухгалтерского учета (ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления амортизации, калькуляции фактической себестоимости продукции и т.д.);

Комбинированные – одновременно выполняют функции всех вышеперечисленных (авансовый отчет в первой части содержит распоряжение о выдаче денег под отчет, во второй – оправдание расхода денег по направлениям, в третьей – бухгалтерские расчеты и записи; накладная на отпуск материалов содержит распоряжение отпустить материалы, здесь же указывается фактический их отпуск и т.д.).

2. По порядку составления :

Первичные – составляются в момент совершения операции (приходные и расходные кассовые ордера, счета, платежные требования, требования на отпуск материалов, акты приемки-передачи основных средств и т.д.);

Сводные – составляются на основе первичных документов (выписки банка, авансовые отчеты, отчеты кассира, группировочные и накопительные ведомости и т.д.)

3. По способу отражения операций :

Разовые – документы, в которых оформляется одна операция или одновременно несколько операций (расчетно-платежные ведомости, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера и т.д.);

Накопительные – служат для отражения однородных операций за период, которые регистрируются в них по мере совершения (лимитно-заборные карты, месячные наряды и т.д.).

4. По месту составления :

Внутренние – составляются внутри данного предприятия для внутреннего пользования (накладные, приходные и расходные кассовые ордера, наряды, расчетно-платежные ведомости и т.д.);

Внешние – входящие (поступают от других организаций в оформленном виде) и исходящие (составляются организацией и передаются другим лицам). Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные, акты приема-передачи и т.п.

5. По способу оформления :

Ручные документы – заполняются от руки;

Машинные документы – заполняются с применением вычислительной техники;

Смешанные документы – заполняются от руки на типографских бланках.

Материальные – отражают наличие и движение средств и предметов труда (акты приемки-передачи основных средств, накладные на отпуск материалов, счета – фактуры и т.д.);

Денежные – показывают движение денежных средств (чеки, выписки банка, приходные и расходные кассовые ордера, квитанции о приеме денег и.т.д.);

расчетные – отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами (платежное поручение, расчетные чеки, платежные требования, расчетно-платежные ведомости и т.д.).

К оформлению документов предъявляются особые требования:

1. Своевременность составления документов. Документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, либо сразу после ее завершения. Несоблюдение этого требования может привести к ошибкам периодизации в бухгалтерском учете. Порядок оформления первичных учетных документов, сроки их передачи в бухгалтерию осуществляются в соответствии с графиком документооборота, который должен быть разработан и утвержден на каждом предприятии.

2. Ясность, точность и полнота содержания операции. В каждом документе необходимо правильно заполнить текст, содержащий хозяйственную операцию, чтобы впоследствии не возникали сложности при его обработке.

3. Четкость заполнения документа. Заполнять документы можно от руки ручкой либо на компьютере. Средства записи должны обеспечить их сохранность в течение всего срока хранения. Внесение исправления в кассовые и банковские документы не допускается. Исправления в других документах должны быть согласованы и подтверждены подписями лиц, составившими данный документ.

Если документ составлен с нарушением этих требований, то он не имеет юридической силы и не может служить доказательством совершения хозяйственной операции.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если форма первичного документа не предусмотрена, то эти документы должны содержать обязательные реквизиты.

Реквизиты – это сведения, которые приведены в документе.

Обязательные реквизиты документов установлены Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ (ст. 9) и включают следующую информацию:

Наименование документа;

Дата составления документа;

Наименование организации, составившей документ;

Измерители хозяйственных операций (количество, цена, сумма);

Наименование должностей, ответственных за совершение операции, ее документальное оформление;

Подписи ответственных лиц, их расшифровки.

В необходимых случаях в первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер, название подразделения организации, основание для совершения операции, печать и т.п.

Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются тщательной проверке, которая заключается в следующем:

1. Проверка по существу – устанавливается целесообразность и законность произведенной операции, производится группировка (подборка) в однородные по содержанию папки (файлы) и указываются корреспондирующие счета.

2. Формальная проверка документа - соответствие формы бланка, правильность заполнения всех реквизитов, наличие подписей должностных лиц и т.д.

3. Арифметическая проверка документа - производится пересчет итоговых показателей и таксировка, т.е. выражение натуральных показателей в денежном измерении и подсчет итоговой суммы;

После проверки документов, они записываются в учетные регистры. Документы, записи по которым произведены в учетные регистры, гасят штампами «получено», «оплачено» или «погашено». Это необходимо для предотвращения злоупотреблений или вторичного использования документов.

После окончания отчетного периода документы подшиваются в папки и передаются на хранение в архив. Перечень и сроки хранения типовых документов утверждены Главным архивным управлением. Хранятся документы в архиве не менее 5 лет с момента окончания отчетного периода, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности. Документы, связанные с оплатой труда (лицевые счета рабочих и служащих) (лицевые счета рабочих и служащих), должны храниться 75 лет.

Таким образом, в процессе хозяйственной деятельности документы проходят длительный и сложный путь от момента их выписки и до сдачи в архив. Движение документов с момента их оформления до сдачи в архив называют документооборотом . График документооборота каждое предприятие разрабатывает самостоятельно. Он может быть представлен в табличной форме, где указано кто (должность), кому (должность), какие документы (наименование) и когда (срок) передает.

Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются определенные требования. Прежде всего, необходимо, чтобы документ был составлен на бланке. Лишь при отсутствии бланков допускается составление документа на чистом листе бумаги.

Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается использование бланков формата А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).

Размер полей бланка не менее мм:

20 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее;

10 - нижнее.

Написание документа производится чернилами, химическим карандашом, на пишущей машинке или средствами механизации. Некоторые документы, например чеки, кассовые ордера и т.п., должны заполняться только чернилами. Не разрешается заполнять документы простым карандашом, так как в таких документах легко стереть написанное и заменить его другим. Документ составляется по определенной форме, установленной для документов данного вида операций, с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов. Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтобы давать правильное отражение операций в полном соответствии с действительностью. Текст и цифры документа требуется писать четко и разборчиво, так, чтобы не допускать возможности различного их понимания и толкования. В документе не следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающих сомнения в его подлинности и правильности. Свободные строки и графы на бланке документа необходимо прочеркивать с тем, чтобы в этих пробелах не могло быть что-либо вписано или дописано впоследствии. В денежных документах (чеках, кассовых ордерах и др.) сумму требуется указывать не только цифрами, но и прописью, т.е. словами. Документ должен быть снабжен всеми подписями, необходимыми для оформления регистрируемой операции и придания документу юридической силы. Подписывать документ следует разборчиво, чтобы можно было прочесть фамилию подписавшего. Перед каждой подписью указывается должность дающего подпись.

Отсюда вытекает общее правило составления документов.

Для правильного составления документа необходимо:

· Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами или химическим карандашом, либо на пишущей машинке;

· Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

· Точно и ясно излагать содержание документа;

· Четко и разборчиво писать текст и цифры;

· Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

· Сумму в денежных документах указывать цифрами и про-писью;

· Снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновременно с совершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением. Своевременность составления документов является важнейшим условием правильности отражения операций в документах и своевременности записей их в учетных регистрах.

Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах (с копиями). Это выполняется обычно автоматически одновременно с составлением документа путем оттиска через подложенную под него копировальную бумагу.

Копии документов используются для различных целей. Так, при акцептной форме расчетов за отгруженную продукцию поставщик выписывает несколько экземпляров счетов -- платежных требований для направления их в различные адреса (банку, покупателю).

При составлении документов могут быть допущены ошибки.

Ошибки в документах исправляются следующим образом. Подлежащие исправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачеркиваются аккуратно тонкой чертой так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Над зачеркнутым делается правильная запись. При этом если в числе (сумме) неправильна только одна цифра, то нельзя ограничиться исправлением одной этой цифры, а надо исправить все число. Например, вместо 725 написано ошибочно 727. В этом случае нельзя зачеркнуть только цифру 7 и надписать над ней цифру 5, а необходимо зачеркнуть все число 727 и надписать над ним 725.

О произведенном исправлении на свободном месте документа (внизу или на полях) делается оговорка, например "исправлено 725", которая заверяется лицами, подписавшими документ.

В ряде документов (в кассовых ордерах, чеках и др.) исправление ошибок не допускается вовсе. Если в таком документе допущена ошибка, он выписывается заново на другом бланке.

Так как документы имеют большое значение не только в учете, но и во всей хозяйственной деятельности, то в отношении качества документов, особенно своевременности и правильности их составления и оформления, существует строгий порядок.

За нарушение порядка составления документов отвечают, прежде всего, те лица, которые их составляют и оформляют своими подписями. Еще большая ответственность ложится на аппарат бухгалтерии, получающий эти документы, всесторонне проверяющий их и делающий на их основании учетные записи. Особая ответственность возлагается на главного или старшего бухгалтера как руководителя учета. Старший бухгалтер несет материальную, дисциплинарную или уголовную ответственность за неправильное либо небрежное составление и оформление документов, утерю или порчу их, за оформление документов на отпуск материальных ценностей с нарушением установленного порядка и т.п. (См. приложение №2).

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных Баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) - совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т.д.). Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.

Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации, Система организационно-распорядительной документации», Система ОРД «Требования к оформлению документов» устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации (См. приложение №4).

Прием и регистрация документов;

На предприятии различают три основных потока документации:

· входящие документы, поступающие из других организаций;

· исходящие документы, отправляемые в другие организации;

· внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

Все документы, поступающие на предприятие проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления, которая может быть представлена на предприятии, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, кода по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично” и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:

· направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

· направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой обязательно проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляют опись рассылки, которая подписывается работником и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получе-ия".

Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтверждён.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создаётся информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

Каждый документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учётного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.

Документы регистрируются один раз. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится, децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раз-дельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Из документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

Дата получения;

Входящий № (индекс);

Дата документа;

Индекс документа;

Регистрационный номер документа;

Заголовок (о чем документ);

Резолюция;

Срок исполнения;

Исполнитель (кто с ним работает);

Ход исполнения;

- № дела (куда документ помещен после исполнения)

При регистрации отдельных видов документов, например обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений граждан записывается их адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять све-дения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная.

Журнальная система регистрации нужна только тогда, когда учет до-кументов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, Документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов.

Во всех остальных случаях эта форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необ-ходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек (их обычно называют регистрационно-контрольными карточками - РКК) определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две.

Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.

Карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее.

При четком взаимодействии с руководителем, если руководитель утром просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала дать документы на просмотр руководителю, а затем, уже, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму.

Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.

При регистрации на ПЭВМ, данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введённых показателей.

Контроль за исполнением документов;

Контроль играет важную роль в системе документооборота. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Контроль исполнения - это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов:

контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или поручений. Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель, либо по его поручению - помощник. Если руководитель удовлетворен решением проблемы - документ подписывается, если же не удовлетворен, то дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное согласование. Контроль по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения;

контроль за соответствием документов формам составления и требованиям ГОСТов. Такой контроль может осуществлять помощник, специальная контрольная служба или технический работник бухгалтерии. Суть этого контроля сводится к проверке правильности оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов, наличия всевозможных сопутствующих материалов.

Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

постановку документов на контроль;

проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения документов;

снятие исполненных документов с контроля.

Контроль исполнения носит многофункциональный характер, поэтому формы и методы его реализации многообразны. Как правило, наиболее эффективным является простейший контроль. Простейшие формы и методы требуют меньших усилий и более экономичны. К простейшим организационным формам контроля исполнения можно отнести:

контрольные журналы;

регистрационно-контрольные карточки (картотека);

письменные отчеты;

проверки;

Каждая из перечисленных форм имеет свою специфику, но при использовании любой из них необходимо соблюдать одно требование - не ограничиваться разговорами об исполнении, а давать объективную оценку положения дел, намечать и добиваться осуществления конкретных мероприятий.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Лекционное занятие 10

Тема 6: Организация первичного наблюдения. Документация

Количество часов : 2

Цель : Дать определение документации как способу первичного наблюдения за хозяйственными операциями, реквизитам документов; привести классификацию документов; раскрыть порядок составления и хранения документов

План:

1. Документы, их назначение в бухгалтерском учёте. Реквизиты документов.

2. Классификация документов.

1. Документы, их назначение в бухгалтерском учёте. Реквизиты документов

Документация - это способ первичного наблюдения за хозяйственными операциями и обоснования бухгалтерских записей соответствующими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения её соответствующими документами. К учету принимаются только правильно оформленные документы. Все записи в учете делаются на основе первичных документов. Унифицированные формы первичных документов утверждаются Постановлением Государственного комитета по статистике РФ. Кроме унифицированных форм, обязательных к применению, организации могут разрабатывать свои документы, использование которых закрепляется в приказе об учетной политике.

Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство о фактическом совершении или о праве на совершение хозяйственных операций или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности, что дает юридическую силу данным бухгалтерского учета. Слово «документ» происходит от латинского “documentum” –письменное свидетельство, доказательство. Документы имеют огромное значение. Это база и основа учета. Особенно велико значение на предприятии бухгалтерских документов. Они обеспечивают достоверность и точность данных учета, являются основным источником информации о деятельности предприятия и основным видом контроля его хозяйственной деятельности. Наличие документов также является необходимым условием сохранности имущества. Документы используются в качестве доказательств при разрешении хозяйственных споров, в т.ч. и в судебных органах, при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы и ревизий.

Все факты хозяйственной жизни должны подкрепляться первичными учетными документами.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

ü наименование документа

ü дата составления документа

ü наименование экономического субъекта, составившего документ

ü величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения

ü наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события

ü подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц

Первичные документы компания может разработать самостоятельно или использовать унифицированные формы, которые утверждены постановлением Госкомстата РФ. Большинство форм первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, дорабатывать которые нельзя.

Это кассовые документы:

• приходные и расходные кассовые ордеры (формы № КО-1 и КО-2)
• кассовая книга (форма № КО-4)
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5)
• расчетно-платежные и платежные ведомости (формы № Т-49 и Т-53)

Это документы для безналичных расчетов:

• платежные поручения
• аккредитивы
• кассовые поручения

Это документы, необходимые при учете труда и его оплаты

• личная карточка работника (форма Т-2)

Это документы, необходимые для перевозки грузов: форма транспортной накладной.

Все первичные документы, применяемые в организации, должны быть утверждены приложением к учетной политике. В первичку можно вносить изменения. Однако кассовые документы не подлежат исправлению.

Документооборот – это путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив.

Классификация документов

Чтобы грамотно обработать и эффективно их использовать, документы следует клас-сифицировать. Классификация документов строится по ряду признаков: месту составления, способу составления, назначен ию, способу охвата операций, порядку отражения в них информации, по содержанию хозяйственных операций.

По месту составления документы делятся на внутренние и внешние . Внутренние (накладные, cчета-фактуры, кассовые ордера и т.п.) оформляются на данном предприятии. Внешние документы (выписка из банка, накладные и счета от поставщика и др.) поступают от др. предприятий.

По способу составления они делятся на документы ручного исполнения и документы, составленные с помощью компьютера.

По назначению документы бывают исполнительными , распорядитель ными, бух. оформлен ия и комбинирован ными. Распорядительные содержат приказ, разрешение на выполнение ч.-л. (приказы о приеме и увольнении, платежные поручения, наряды, доверенности). В исполнительных (оправдательных) отражаются сведения о совершении операции (ведомости на выдачу зарплаты, акты на списание материалов и др.). Документы бух. оформления создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей (различные расчеты, справки по начислению пособий по временной нетрудоспособности, ведомости распределения материалов и т.п.). Наиболее часто в практике используются документы, сочетающие в себе признаки распорядительных и исполнительных документов. Они называются комбинированными (требование на получение материалов, расходный кассовый ордер, лимитно-заборные карты и др.).

По способу использования или охвата хоз. операций документы могут быть разовы ми или накопительны ми. К разовым относится большинство документов (ПКО и РКО, акты и др.), их используют одноразово для первоначальной регистрации в них хоз. операций. В накопительных документах фиксируют в течение определенного времени (декада, месяц) систематически повторяющиеся операции (например, лимитно-заборные карты). С их помощью сокращается количество документов по однородным бухгалтерским записям, однако, их применение возможно лишь, когда не требуется ежедневное отражение операций в учете. По порядку отражения операций документы делятся на первичн ые и сводн ые. Например, отчет об использовании средств на командировки или под отчет - это сводный документ. Он составляется на основании первичных (квитанция-счет гостиницы, проездные билеты и т.п.).

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальны е, денежн ые и расчетн ые. Материальные документы отражают движение средств и предметов труда. Например, акты приемки-передачи основных средств, накладные на приходование ценностей, т.п. С помощью денежных документов учитываются кассовые и банковские операции по движению денег.

В расчетных документах (платежные поручения, расчетные чеки, авансовые отчеты, расчетно-платежные ведомости) отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами.

Вопросы для самоконтроля:

1. Дайте определение «документации», бухгалтерскому документу

2. Перечислите обязательные реквизиты первичного учетного документа

3. Назовите виды признаков классификации документов

4. Что такое документооборот в бухгалтерском и налоговом учете

1. Налоговый кодекс РФ, часть первая от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ, часть вторая от 5 августа 2000 г. № 117-ФЗ.

2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н. (ред. от 24.12.2010).

3. Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (с изм. от 04.02.2015)

4. Документооборот в бухгалтерском и налоговом учете / Под редакцией Г.Ю. Касьяновой (14-е изд., перераб. и доп.). – М.: АБАК, 2014.- 800с.

Лекционное занятие 11

Тема 6: Организация первичного наблюдения. Порядок составления и обработки документов

Количество часов : 2

Цель : Раскрыть порядок составления, обработки и хранения документов

План:

3. Порядок составления и обработки документов.

4. Порядок и сроки хранения учетных документов

Порядок составления и обработки документов

К оформлению документов предъявляются особые требования. Важнейшим из них является своевременность оформления. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после её окончания. Точность, ясность и полнота содержания операции – также требуются при составлении документов. Документы должны быть заполнены четко, аккуратно и разборчиво .

Документы, составленные в разных хозяйственных подразделениях (в цехах, на складах, в отделе сбыта и др.) после выполнения отраженных в них хозяйственных операций передаются в бухгалтерию в порядке и сроки, установленные главным бухгалтером. Принятые документы подлежат обработке, цель которой – подготовить документы для последующих записей в регистры синтетического учета, составления отчетов. Обработка документов состоит в их проверке, расценке (таксировке), группировке и контировке.

Проверка должна осуществляться с точки зрения законности операций, соблюдения требований по их правильному оформлению, точности арифметических расчетов. Исходя из этого проверка бывает: по существу , формальн ая и арифмети ческая.

1) Проверка документов по существу состоит в установлении законности и хозяйственной целесообразности операции, оформленной этим документом, соблюдения норм и расценок. Например, согласно действующему законодательству сумма платежа наличными деньгами не должна превышать 100 000 руб. в рамках одного договора между юридическими лицами и ИП.

В случае обнаружения ПКО на сумму, превышающую этот лимит, эта операция выявляется незаконной.

2) Формальная проверка устанавливает полноту и правильность заполнения всех реквизитов документа, подлинность подписей должностных лиц. Если при проверке выявлена подделка документов, недостоверные подписи, злоупотребления, то такие документы задер-живают и передают главному бухгалтеру для рассмотрения и принятия соответствующих мер.

3) Арифметическая проверка состоит в проверке правильности всех арифметических расчетов, содержащихся в документе. Проверяются не только внутренние документы, но и документы, поступившие от другого предприятия, учреждения. В случае выявления ошибки в «чужих» документах, например, предприятия-поставщика, составляется бухгалтерская справка, в которой проводятся правильные расчеты, а предприятию поставщику посылается письменное сообщение о выявленной ошибке.

Справка-расчет прилагается к документу, в котором обнаружена ошибка, для дальнейшего отражения в учете правильных записей. Исключение составляют ошибки, обнаруженные в выписке банка (необоснованное списание или зачисление денег). В своем учете предприятие показывает эти ошибочные суммы, но относит их на расчеты по претензиям, о чем уведомляет банк.

Расценка (таксировка) документов состоит в проставлении в соответствующих графах цены и суммы, т.е. в денежной оценке натуральных показателей хозяйственной операции. Это, как правило, складские документы, в которых на местах проставляются только количественные, натуральные измерители (накладные, требования, лимитно-заборные карты и др.). Документы, в которых одним из обязательных реквизитов является денежный измеритель (ПКО, РКО и др.), расценке не подлежат.

Группировка документов заключается в объединении однородных по содержанию первичных документов в группы и записи в группировочные ведомости для определения общего итога по каждой группе. Это позволяет сократить число записей в учетных регистрах. Например, ведомости приходования готовой продукции.

Контировка документов состоит в составлении бухгалтерских проводок, т.е. указании корреспондирующих счетов, на которых отражается операция, оформленная документом.

Проводки можно составлять как на бланке самого документа, так и другим образом. На бланках отдельных документов (ПКО, РКО, авансовый отчет и др.) для этого предусмотрены специальные графы. Кроме того, можно воспользоваться мемориальными ордерами или сделать запись в журнале хозяйственных операций. От правильно составленных бухгалтерских проводок зависит достоверность учетных показателей, а своевременность и качество учета еще зависит от правильной системы документооборота.

В предлагаемом материале речь пойдет о правилах оформления нормативных правовых актов, установленных в рамках юридической техники.

Документоведческий и юридический подходы к правилам оформления документов

Требования к оформлению документов, сформулированные с позиций документоведения, закрепляются в инструкциях и правилах по делопроизводству. В правовых дисциплинах указанные требования развиваются в рамках так называемой юридической техники и включаются в нормативные правовые акты и методические пособия, отличающиеся по структуре, содержанию, терминологии от разработок по делопроизводству. Между требованиями юридической техники и правилами делопроизводства нет непроходимой границы, поскольку они обращены к одному объекту – документу. Вместе с тем можно констатировать наличие двух массивов правил оформления документов, которые в части своих положений совпадают, а в части – расходятся. Существенным является то, что в документоведении и правовых дисциплинах сложились различные подходы к структуре документа и его реквизитам.

Документоведение исходит из того, что документ состоит из отдельных элементов – реквизитов, одним из которых является текст документа. Перечень трех десятков реквизитов документа закреплен в настоящее время в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Правовые дисциплины подразделяют документ на содержательную часть и реквизиты. Последним отводится вспомогательная роль. Они служат для идентификации документа, придания ему юридической силы. Например, в Законе Свердловской области от 10.03.1999 № 4-ОЗ «О правовых актах в Свердловской области» (в ред. от 19.11.2008) приводятся следующие определения:

Содержательная часть правового акта – выраженное в письменном виде языковое, знаковое, графическое, словесно-терминологическое закрепление содержащихся в нем норм права или индивидуальных предписаний, а также иных положений, в том числе разъясняющих цели и мотивы его принятия. Реквизиты правового акта – обязательные сведения, включаемые в текст правового акта для признания его действительным.

В юридической литературе можно найти высказывания о том, что трактовка понятия реквизитов документа, изложенная в названном стандарте, является отражением не всегда оправданной тенденции формализации и унификации элементов документов и не должна быть поводом для изменения традиционного юридического понимания реквизитов нормативного правового акта.

Отмеченные различия в подходах документоведов и юристов к установлению структуры документа затрудняют выработку единых правил оформления правовых актов. Состав и содержание этих правил, порядок их изложения в конкретных органах управления зачастую зависят от того, какие подразделения их разрабатывали (юридическая служба или служба делопроизводства). Так, трудно найти объяснения тому, что органы местного самоуправления при установлении правил оформления своих нормативных правовых актов используют различные методические основания. Например, Положение о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений главы администрации Вятскополянского района (утверждено постановлением главы администрации Вятскополянского района Кировской области от 08.09.2008 № 101) изложено в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, а Положение о муниципальных правовых актах Новоуральского городского округа (утверждено решением Думы Новоуральского городского округа от 28.02.2007 № 44, в ред. от 26.11.2008) сформулировано в русле юридической традиции противопоставления содержательной части правового акта и реквизитов.

Понятие и значение юридической техники

Процесс нормотворчества активно идет на федеральном и региональном уровнях, что во многом объясняет большой интерес к вопросам юридической техники. По этой тематике публикуются научные работы, готовятся диссертационные исследования, издаются учебные и справочные пособия. Курс юридической техники читается во многих юридических вузах.

Вопрос об установлении понятия «юридическая техника» является дискуссионным. В данном случае мы не будем углубляться в эту проблему. Отметим только, что в словарях, нормативных правовых актах, литературе можно найти различные трактовки понятия «юридическая техника». Например, Большой юридический словарь под ред. проф. А.Я. Сухарева определяет юридическую технику каксовокупность определенных приемов, правил, методов, применяемых как при разработке содержания и структуры правовых актов, так и при их претворении в жизнь. Элементами юридической техники выступают юридическая терминология, юридические конструкции, способы построения нормативно-правовых актов. Видами юридической техники являются законодательная техника, судебная техника и т.д.

В самом общем плане под юридической техникой понимается совокупность определенных приемов, правил, методов, применяемых при разработке содержания и структуры правовых актов. Юридическая техника включает в себя правила подготовки, оформления, публикации и систематизации нормативных правовых актов, терминологию, юридические конструкции, язык и стиль правовых актов. Наиболее разработанным разделом юридической техники признается законодательная техника. В литературе наряду с термином «юридическая техника» в близком значении используются и другие понятия: законодательная, законотворческая, правотворческая, нормотворческая техника.

Определения понятий «юридическая техника», «правила юридической техники» приводятся в законах субъектов Российской Федерации

■ Закон Орловской области от 15.04.2003 № 319-ОЗ «О правотворчестве и нормативных правовых актах Орловской области» (в ред. от 07.11.2008): юридическая техника – средства и приемы, при помощи которых обеспечиваются юридическое содержание правового акта и его словесно-документальное изложение.

■ Закон Кабардино-Балкарской Республики от 03.08.2002 № 52-РЗ «О правовых актах в Кабардино-Балкарской Республике» (в ред. от 12.01.2009): юридическая техника – система правил, средств и приемов разработки, оформления и систематизации правовых актов.

■ Закон Республики Бурятия от 19.06.1996 № 321-I «О законопроектной деятельности в Республике Бурятия» (в ред. от 19.12.2008): юридическая культура и техника – способы и приемы изложения содержания и структуры законопроекта, обеспечивающие четкость, ясность, определенность текста закона, его внутреннюю логику.

■ Закон Челябинской области от 30.05.2002 № 87-ЗО «О нормативных правовых актах Челябинской области» (в ред. от 29.11.2007): правила юридической техники , применяемые при подготовке нормативных правовых актов Челябинской области, – совокупность способов, приемов, применяемых при разработке, изложении, оформлении нормативных правовых актов Челябинской области.

■ Закон Курганской области от 08.10.2004 № 444 «О нормативных правовых актах Курганской области» (в ред. от 10.11.2008): правила юридической техники – совокупная связь определенных приемов (юридическая терминология, юридические конструкции, способ построения нормативных правовых актов), применяемых при разработке содержания и структуры нормативных правовых актов.

Юридико-технический уровень нормативного правового акта является, по общему признанию, одним из важнейших показателей его качества. Юридическая техника – один из важнейших инструментов предупреждения и исправления юридических ошибок. Краткий анализ этих ошибок дан в Методических рекомендациях по юридико-техническому оформлению законопроектов (рекомендованы Советом Государственной Думы для использования при осуществлении законопроектной деятельности, направлены письмом Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания РФ от 18.11.2003 № вн2-18/490).

Извлечение

Разнобой реквизитов и рубрик законодательных актов, отсутствие их стереотипной структуры, единого стиля изложения, несовпадение в разных законодательных актах обозначений наименований и нумерации структурных единиц акта являются свидетельством юридико-технического несовершенства законодательства.

Ошибок, связанных с содержанием и формой изложения законопроектов, пока еще довольно много и объясняются они во многом недостаточным опытом разработчиков. Зачастую в Государственную Думу направляются недостаточно технически отработанные законопроекты, содержащие неточные и расплывчатые предписания, противоречия и пробелы. Не все готовящиеся законопроекты унифицированы по структуре и стилю изложения, соответствуют действующему законодательству, не всегда выдерживается единство терминологии. Многие недавно принятые законы страдают излишней декларативностью предписаний, отсутствием в ряде случаев тщательно отработанного механизма действия его норм и обеспечения их реализации, что отрицательно сказывается на применении законов.

К сожалению, в настоящее время отсутствует необходимая нормативная база по данным вопросам.

Нормативная и методическая база правил юридической техники

Правила юридической техники могут фиксироваться в нормативных правовых актах (например, в законах субъектов Российской Федерации о нормотворчестве, положениях и правилах, принимаемых органами государственной власти и местного самоуправления), излагаться в форме рекомендаций или существовать в виде обычаев. В настоящее время все большая часть указанных правил получает нормативное закрепление. Особенно активно этот процесс идет на уровне субъектов Российской Федерации. На федеральном уровне требования юридической техники регламентируются в основном в подзаконных нормативных правовых актах. В обобщенном виде такие требования предполагалось урегулировать в главе «Правила законодательной техники» Федерального закона «О нормативных правовых актах Российской Федерации» (законопроект № 96700088-2), который был рассмотрен в первом чтении в 1996 г., однако так и не был принят.

Правила оформления проектов законов изложены в уже упомянутых Методических рекомендациях по юридико-техническому оформлению законопроектов, получивших одобрение Совета Государственной Думы в 2003 г. Особое внимание при разработке Методических рекомендаций было уделено следующим вопросам:

● структура статьи законодательного акта и законодательного акта в целом;

● порядок оформления внесения изменений в законодательные акты;

● порядок составления перечней законодательных актов, подлежащих признанию утратившими силу;

● порядок употребления ссылок в законодательных актах;

● разграничение понятий «исключение» и «признание утратившими силу».

Наиболее заметным нормативным правовым актом по вопросам юридической техники, принятым на федеральном уровне, являются Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (в ред. от 29.12.2008). Следует отметить, что требования к оформлению правовых актов изложены в Правилах весьма лаконично в нескольких пунктах (п. 6–9). Мало дополнительной информации дают и Разъяснения о применении Правил, утвержденные приказом Минюста России от 04.05.2007 № 88.

Федеральные органы исполнительной власти и федеральные структуры, не относящиеся к системе органов исполнительной власти (Банк России, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, Фонд социального страхования Российской Федерации и др.), принимают свои положения и правила по оформлению нормативных правовых актов. Большинство из них полностью воспроизводит состав и содержание Правил, утвержденных Правительством РФ. Некоторые ведомственные разработки, не вступая в противоречие с указанными Правилами, более подробно описывают требования к оформлению нормативных правовых актов (например, Положение о порядке подготовки нормативных правовых актов Федеральной службы судебных приставов и направления их на государственную регистрацию, утвержденное приказом ФССП России от 12.01.2006 № 3). Отдельные же ведомственные разработки имеют расхождения с Правилами, утвержденными Правительством РФ (например, Правила подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденные приказом МВД России от 27.06.2003, в ред. от 20.09.2006; Положение о порядке подготовки и вступления в силу нормативных актов Банка России от 15.09.1997 № 519, утвержденное приказом Банка России от 15.09.1997 № 02-395, в ред. от 18.04.2002).

Некоторые общие требования к нормативным правовым актам субъектов Российской Федерации сформулированы в Рекомендациях по проведению юридической экспертизы нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации (утверждены приказом Минюста России от 29.10.2003 № 278, в ред. от 26.08.2008).

18. В ходе юридической экспертизы рекомендуется оценить также соблюдение правил юридической техники при подготовке акта, т.е. наличие набора реквизитов, построение, правильность использования юридической терминологии. Соответствующие правила формально не установлены на федеральном уровне, однако по сложившейся практике акт, как правило, имеет следующие элементы:

форма акта;

наименование органа, принявшего акт (в целях определения компетенции данного органа);

название акта, в котором должен быть в краткой форме отражен предмет правового регулирования и которое должно соответствовать содержанию правового акта;

дата и место принятия и (или) подписания акта;

номер акта;

полное наименование должности лица, подписавшего акт;

дата (срок) вступления в силу.

Во многих субъектах Российской Федерации требования юридической техники урегулированы в законах, и прежде всего в специальных законах о правовых актах и правотворчестве. Например:

● Закон Липецкой области от 27.03.1997 № 64-ОЗ «О нормативных правовых актах Липецкой области» (в ред. от 07.06.2008);

● Закон Свердловской области от 10.03.1999 № 4-ОЗ «О правовых актах в Свердловской области» (в ред. от 19.11.2008);

● Закон Ярославской области от 07.03.2001 № 16-З «О правовых актах Ярославской области» (в ред. от 07.10.2008);

● Закон города Москвы от 14.12.2001 № 70 «О законах города Москвы и постановлениях Московской городской Думы» (в ред. от 13.12.2006);

● Закон Республики Мордовия от 21.02.2002 № 10-З «О правовых актах Республики Мордовия» (в ред. от 30.09.2008);

● Закон Челябинской области от 30.05.2002 № 87-ЗО «О нормативных правовых актах Челябинской области» (в ред. от 29.11.2007);

● Закон Ханты-Мансийского автономного округа от 25.02.2003 № 14-ОЗ «О нормативных правовых актах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (в ред. от 25.09.2008);

● Закон Орловской области от 15.04.2003 № 319-ОЗ «О правотворчестве и нормативных правовых актах Орловской области» (в ред. от 07.11.2008);

● Закон Курганской области от 08.10.2004 № 444 «О нормативных правовых актах Курганской области» (в ред. от 10.11.2008);

● Закон Ленинградской области от 11.12.2007 № 174-ОЗ «О правовых актах Ленинградской области».

В региональных законах обычно указывается, что органы, издающие правовые акты, вправе на основе положений закона устанавливать правила их оформления. Органы государственной власти субъектов Российской Федерации активно пользуются этим правом, издавая подзаконные акты, включающие правила юридической техники. В качестве примеров можно назвать следующие акты:

● Положение о порядке подготовки, издания и опубликования нормативных правовых актов Губернатора края и Правительства края (утверждено постановлением Губернатора Хабаровского края от 27.09.2002 № 432, в ред. от 10.12.2007);

● Правила подготовки проектов правовых актов (утверждены Указом Губернатора Омской области от 08.05.2003 № 82, в ред. от 28.12.2007);

● Положение о порядке подготовки и внесения проектов постановлений и распоряжений Кабинета Министров Чувашской Республики (утверждено постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 17.01.2006 № 8, в ред. от 25.12.2007);

● Порядок подготовки проектов правовых актов Губернатора края и Совета администрации края (утвержден Указом Губернатора Красноярского края от 27.02.2006 № 19-уг, в ред. от 05.09.2007);

● Правила подготовки нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (утверждены постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 01.11.2008 № 224-п);

● Правила оформления проектов законов Костромской области и проектов постановлений Костромской областной Думы (утверждены постановлением Костромской областной Думы от 16.12.2008 № 3512).

На муниципальном уровне в качестве источников правил юридической техники выступают законы и другие нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, а также методические пособия, разрабатываемые органами государственной власти субъектов Российской Федерации для применения в органах местного самоуправления. В качестве примера таких пособий можно назвать Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению нормативных правовых актов представительного органа муниципального образования Нижегородской области (утверждены распоряжением Правительства Нижегородской области от 07.09.2007 № 1382-р).

Органы местного самоуправления также активно принимают свои нормативные правовые акты, включающие правила юридической техники. Например:

● Положение о порядке подготовки и издания правовых актов Главы города Нижнего Новгорода, главы Администрации города Нижнего Новгорода (утверждено постановлением главы местного самоуправления от 09.03.1999 № 33, в ред. от 04.07.2008);

● Положение о порядке подготовки, издания и вступления в силу правовых актов Главы города Ставрополя (утверждено постановлением Главы города Ставрополя от 14.07.2004 № 3172, в ред. от 14.02.2005);

● Порядок подготовки и издания правовых актов администрации города и главы администрации города Перми (утвержден постановлением администрации города Перми от 19.07.2006 № 1232, в ред. от 31.12.2008);

● Правила подготовки и оформления проектов муниципальных правовых актов главы Администрации города Курска и Администрации города Курска (утверждены постановлением Администрации города Курска от 01.07.2008 № 1578).

В большинстве случаев разработки местных органов самоуправления соответствуют положениям законов субъектов Российской Федерации о правовых актах. В них используется традиционный юридический подход, противопоставляющий содержательную часть правового акта и реквизиты. Вместе с тем можно найти примеры положений и правил по вопросам оформления муниципальных нормативных правовых актов, изложенных с документоведческих позиций. Так, в Правилах подготовки и оформления муниципальных правовых актов Магаданской городской Думы (утверждены решением Магаданской городской Думы от 17.05.2007 № 60-Д) сказано, что они подготовлены на основе ГОСТ Р 6.30-2003 и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536).

Окончание в следующем номере.

А.Ю. Чуковенков, канд. ист. наук, зам. директора Учебно-методического центра документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис»

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Унифицированные системы документации

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ

ДОКУМЕНТАЦИИ

Требования к оформлению документов

Издание официальное

ГОССТАНДАРТ РОССИИ

Москва

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России.

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Дата введения 2003-07-01

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, от-носящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспро-изведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2 Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер () юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

Издание официальное

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

3 Требования к оформлению реквизитов документов

3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соот-ветствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Феде-рации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и орга-низаций (ОКПО).

3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государст-венным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России Департамент и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверж-дения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах едино-началия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразде-лений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

От первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

От третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 N 251

3.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации региональных предприятий	Личная подпись	А.А.Борисов
Или на бланке:
Вице-президент	Личная подпись	А.А.Борисов

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института	Личная подпись	М.В.Ларин
Главный бухгалтер	Личная подпись	З.В.Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора по научной работе		Заместитель директора по научной работе
Личная подпись	Ю.Г.Демидов	Личная подпись	К.И.Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	Личная подпись	В.Д.Банасюкевич
Члены комиссии	Личная подпись	А.Н.Сокова
	Личная подпись	А.С.Красавин
	Личная подпись	О.И.Рысков

3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись	А.Г.Грязнова
Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

3.25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно
Инспектор службы кадров	Личная подпись	Т.С.Левченко
Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А.Жуков

924 45 67

3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), простав-ляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4 Требования к бланкам документов

4.1 Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа.

4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное)

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное)

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок Б.1 - Образец общего бланка организации

Рисунок Б.2 - Образец углового бланка письма организации
Рисунок Б.3 - Образец продольного бланка письма организации
Рисунок Б.4 - Образец продольного бланка письма должностного лица

Рисунок Б.5 - Образец бланка конкретного вида документа организации

УДК 658.516:002:006.354 ОКС 01.140.30 Т54 ОКСТУ 0006

Ключевые слова: организационно-распорядительные документы, состав реквизитов документов, документ, бланк, гербовый бланк, учет, регистрация, контроль, реквизит

Оставьте свой комментарий!